Le due banche dati principali su cui lavorano gli uffici comunali sono il soggetto e l’immobile.
Gestire in modo efficace queste due banche dati è un processo complesso.
Le informazioni sono trattati da gestionali diversi in modo diverso, sia internamente che esternamente al comune. I passaggi per ottenere le informazioni sono complessi e innumerevoli e spesso alla fine ciò che si ottiene risulta incoerente.
Il primo obiettivo che ci poniamo è quello di raccogliere tutti i dati possibili dentro e fuori le banche dati comunali, di collegarli fra loro e di definire le relazioni che li uniscono.
SOGGETTO
Le informazioni legate al soggetto possono essere prese da quasi tutte le banche dati a disposizione.
Dalle banche dati comunali: 
- anagrafe,
- ICI-IMU,
- rifiuti,
- servizi sociali,
- ufficio tecnico,
- …
Dalle banche dati esterne:
- catasto,
- agenzia delle entrate,
- risconet,
- punto fisco,
- camera di commercio,
- …
Quasi in ogni caso vi è il riferimento al soggetto: é importante saper dare la giusta priorità alle informazioni e definire quali si devono considerare come certe e quali devono essere modificate.
L’anagrafe è la fonte che ci fornisce il maggior dettaglio di informazioni con il minor numero di errori e da cui parte l’incrocio con le altre fonti.
Soggetti apparentemente diversi possono essere in realtà gli stessi, per unificarli dobbiamo definire una relazione che possiamo chiamare di parentela:
- stesso soggetto registrato con lo stesso codice fiscale, ma due date di nascita diverse, in questo caso siamo in grado di impostare la relazione fra i due soggetti in automatico, considerando il codice fiscale come prevalente rispetto alla data di nascita;
- stesso soggetto registrato con due codici fiscali diversi:in questo caso è necessario andare a definire qual’è il codice fiscale corretto, o attivo, e poi impostare un processo di eredità delle informazioni legate alla posizione sbagliata o chiusa a favore di quella aperta e attiva.
L’operatore deve poter generare in autonomia e facilmente questo tipo di relazione, per aiutarlo in questo processo vengono generate liste di controllo che evidenziano i casi in cui è necessario verificare le informazioni, o per cui vi è una carenza di informazioni: codice fiscale, data di nascita, cognome, nome, luogo di nascita, …
Per ogni soggetto sarà possibile ottenere un fascicolo all’interno del quale si possono trovare:
- informazioni anagrafiche generali
- soggetti ricollegati
- titolarità catastali
- immobili collegati ad altro titolo (es:locazione, diritto di abitazione, utilizzo, …)
- utenze gas, elettriche e rifiuti collegate
- versamenti relativi a tributi comunali effettuati
- indirizzi e contatti
- note
- allegati
IMMOBILE
Le informazioni legate all’immobile derivano principalmente dall banca dati del catasto. L’aggiornamento periodico è fondamentale per la correttezza delle informazioni.
Oltre ai puri dati informativi per ogni immobile verrà allegata la planimetria corrispondente, la visualizzazione grafica della sua posizione in mappa, di modo per avere immediatamente la percezione di quale immobile si stia analizzando.
Qualora il comune utilizzi anche il nostro servizio di rilievi sul territorio.
Anche per gli immobili vengono generate liste di controllo degli errori e liste di selezione:
- immobili con categoria non specificati
- fabbricati rurali
- fabbricati non domestici
- aree fabbricabili
Il fascicolo che verrà fornito presenterà tutte le informazioni legate all’immobile selezionato ed eventuali documenti collegati all’immobile in questione:
- informazioni generali
- titolari catastali
- soggetti collegati ad altro titolo (es:locatari, diritto di abitazione…)
- documentazione relativa al rilievo se effettuato
- planimetrie
- note
- allegati
RELAZIONI
Le relazioni fra i soggetti e gli immobili sono un elemento fondamentale per ricostruire un quadro chiaro di ogni singola entità. La base è senza dubbio ricavata dal catasto, ma va depurata, integrata ed analizzata. Nei dati catastali sono spesso presenti errori sia sulla singola posizione, che sulle posizioni in relazione fra loro. 
Le liste di controllo evidenziano i casi in cui è necessario verificare le informazioni:
- diritto non specificato o non corretto
- quote di possesso nulle
- somma delle quote di possesso di un immobile sullo stesso soggetto non valida
- somma delle quote di possesso di un immobile su tutti i soggetti attivi non valida
- titolarità attiva su soggetti deceduti o chiusi
- titolarità senza utenze attive